HU 
Ha úgy érzi, hogy a feladatok kezdenek kicsúszni az irányítása alól, itt az ideje a változásnak. Nyomtasson ki tervezőket, vagy próbálja ki a jól bevált módszereket a produktivitás növelésére, és alakítsa a káoszt rendszerré.
Produktivitás és a hatékony munkatervezés előnyei
Ha jobban átlátja, hogy melyik feladatnak van elsőbbsége, könnyebben hoz meg jó döntéseket, és hatékonyabban tudja beosztani az erőforrásait (különösen az idejét). Az ilyen tervezés végső soron segíti a koncentrációt és a munkában való haladás nyomon követését. Egyszerűen fogalmazva: sokkal jobban fog tudni dolgozni.
Ehhez egy világos, jól áttekinthető tervre lesz szüksége. Ennek köszönhetően nemcsak gyorsabban, hanem alaposabban is elvégezheti feladatait, hiszen elegendő ideje lesz átgondolni a teendőket és precízen elvégezni mindent. Szerencsére ma már számos munkaszervezési eszköz létezik, amelyek megkönnyítik ezt a folyamatot, hogy az energiáját mindig a megfelelő irányba összpontosíthassa.
Segédeszközök a munkatervezéshez
A munkája során használhat különféle digitális vagy nyomtatott segédeszközöket, esetleg ezek kombinációját. Mindegyiknek megvannak a maga előnyei, és csak az Ön preferenciáin és szokásain múlik, hogy melyik bizonyul a leghatékonyabbnak.
A digitális eszközök előnye, hogy segítségükkel bárhonnan kezelheti a feladatait. Ilyen például a Trello, amelyben vizuálisan követheti projektjeit, vagy az Asana, amely a komplex csapatfeladatokhoz ideális, de a klasszikus Google-naptár segítségével is nyomon követheti az idejét és a találkozóit.
Sokan a nyomtatott anyagokat részesítik előnyben, mivel azok azonnal használhatók, és így könnyebben megjegyzik a feladataikat. Bárhol és bármikor feljegyezhet minden fontos információt anélkül, hogy számítógépet vagy különféle alkalmazásokat kellene megnyitnia. Akár egy találkozón van, akár egy hirtelen támadt ötletét írná le, papír és toll mindig van kéznél.
Ezért választjuk a naptárakat elsősorban részletes napi tervezésre, míg a különféle jegyzetfüzetekbe feljegyezheti a meetingeken hallott információkat és ötleteket, amikor mindent gyorsan szeretne leírni. Cégek gyakran használnak whiteboardokat is, amelyek főként a tartalom vizualizációját, a csoportos brainstormingot és a hosszútávú célok elérését segítik azzal, hogy folyamatosan szem előtt vannak.
A klasszikus segédeszközökon kívül különféle produktivitástervezőket is használhat. Ezek strukturált, átlátható speciális tervezők, amelyek a célok kitűzésére, a feladatok szétosztására és az önreflexióra helyezik a hangsúlyt.
Produktivitástervezők
A strukturált tervezők konkrét hatékonyságnövelő módszerek alapján lettek megtervezve. A napi és heti tervezők a rövid időn belüli feladatok prioritizálására szolgálnak, míg a havi és éves tervezők a hosszútávú célok kitűzésére, a stratégiai tervezésre és a teljesítmény nyomon követésére.
A napi tervezőnek az időbeosztás mellett tartalmaznia kellene egy helyet az ötleteknek, a brainstormingnak és az adott naphoz kapcsolódó egyéb megjegyzéseknek. Nem hiányozhat a feladatok befejezettként jelölésének lehetősége, illetve egy hely a következő napi feladatoknak.
Nyomtassa ki a PDF-fájlt a napi feladattervezővel.
Plotbase ajánlás: Ismeri a kétperces szabályt? Azt a feladatot, amely két percnél kevesebb időt vesz igénybe, végezze el rögtön. Ne írja fel a listára, és ne halassza későbbre. Így megelőzheti a kisebb feladatok felhalmozását, amelyek később akadályozhatják a munkavégzésben.
A heti tervezőket használja széleskörű áttekintésre és stratégiai tervezésre. Talál bennük helyet a nagyobb feladatoknak, megfogalmazhatja az adott hét TOP feladatait, megjelölheti a fontos találkozókat és szem előtt tarthatja a hét minden napját.
Nyomtassa ki a PDF-fájlt a heti feladattervezővel.
A havi tervezők elsősorban a hosszútávú célok megjelölésére, a projektek komplex megfigyelésére és a hónap eredményeinek összegzésére szolgál. Kell, hogy legyen bennük hely a legfontosabb eseményeknek, a projektek tervezésének és a megjegyzéseknek.
Nyomtassa ki a PDF-fájlt a havi feladattervezővel.
A megfelelő produktivitástervező fontos része a jobb teljesítőképesség felé vezető útnak, önmagában azonban nem hoz önnek sikert. Annak érdekében, hogy kihasználja a benne rejlő lehetőséget, és elérje a céljait, összpontosítson a hatékony stratégiákra és szokásokra. A tervező csak segédeszköz, és csak Önön múlik, hogy teljes mértékben kihasználja, és a megfelelő módszerekkel elvégezze a szükséges feladatokat.
12 legjobb módszer, amely növeli a produktivitást
1. Time blocking
A Time Blocking egy időgazdálkodási módszer, amely segít Önnek irányítani az időbeosztását. Több produktivitási szakember is ajánlja, például a népszerű író, Cal Newport, aki a Deep Work című könyvében mutatja be, mint a hatékony munkavégzés fő stratégiáját.
Előre ossza fel a napját konkrét időblokkokra, és minden blokkhoz társítson egy konkrét feladatot. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a naptárába a meetingeken és megbeszéléseken kívül beírja a kisebb feladatok elvégzésére kijelölt időt is (telefonhívások és e-mailek lebonyolítása, fájlok rendszerezése, adminisztratív feladatok, brainstorming, informális beszélgetések a kollégákkal, illetve a személyes idő, ebédszünet és pihenőidő).
Gyakran előfordul, hogy ezeket a kisebb feladatokat gyorsan, két fontosabb feladat közé szorítjuk be, pedig ezek elvégzésére is idő kell. Ha nem szakít rájuk külön időt, végső soron úgy érezheti, hogy semmit sem győz megcsinálni.
Ez a módszer a figyelemelterelés csökkentésére is irányul. Így nem eshet meg, hogy amíg egy bizonyos feladaton dolgozik, válaszol egy új e-mailre, elintéz egy telefonhívást, vagy hozzálát egy másik feladathoz is, amely éppen eszébe jutott. Ezek a kitérők általában jelentősen meghosszabbítják az eredeti feladat elvégzésére szánt időt és növelik a stresszérzetet is. Határozzon meg előre egy konkrét feladatot, és 100%-ban koncentráljon rá, amíg be nem fejezi.
2. Eat the frog
A béka megevésének metaforáját Mark Twain fogalmazta meg még nagyon régen. Egye meg az élő békát reggel, és aznap már semmi rosszabb nem történhet. Brian Tracy később ezt a produktivitás növelésének módszereként alkalmazta. Hogyan működik ez a gyakorlatban? Minden reggel találja meg a "békát", azaz a legnehezebb és legkevésbé kedvelt feladatot, és kezdjen azzal. A legnehezebb feladat elvégzése jó érzéssel tölti el, és aznap már csak egyszerűbb és kellemesebb feladatok várják.
Az "Eat the Frog" módszert mindenki alkalmazhatja, aki halogatással küszködik, és hajlamos a nehezebb feladatokat későbbre hagyni. Általánosságban az ember reggel a legproduktívabb, és nagy valószínűséggel könnyebben megoldja a feladatot, mint délután ötkor.
Plotbase ajánlás: A módszert a heti tervezés során is alkalmazhatja. Ne hagyja a legnehezebb feladatokat péntek délutánra, amikor a legfáradtabb és gondolatban már a hétvégi pihenést tervezi.
3. Két listás módszer
Warren Buffett a világ egyik legsikeresebb és leggazdagabb embere, és a két listás módszer pont az ő nevéhez fűződik. Úgy tartja a történet, hogy a saját magánpilótájának ajánlotta, hogy segítse a karrierjét és hatalmas sikereket érjen el. Azóta számos szakkönyvet és cikket írtak róla a produktivitás növelésének témakörében.
A módszer lényege, hogy egy papírra leírja a 25 legfontosabb célját a karrierjével kapcsolatban. Ezután karikázza be az öt legfontosabbat. A további huszat próbálja elkerülni, amíg nem teljesíti a TOP 5 célját. Ez a módszer is a figyelemelterelést hivatott csökkenteni, és főként a munka priorizálását segíti.
4. Eisenhower-mátrix
A módszer gyökerei Dwight D. Eisenhower, amerikai elnök nevéhez fűződnek. Mivel nagy nyomás alatt kellett fontos döntéseket hoznia, olyan módszert keresett, amely segítségével a lehető legjobban tudja kezelni a feladatait. Módszerét később Stephen Covey is népszerűsítette, A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása című bestseller könyvében.
Először is osszon minden feladatot négy csoportba. Az elsőben a sürgős és fontos feladatok legyenek, amelyeket azonnal meg kell oldani. A másik csoportba a kevésbé sürgős, de fontos feladatok tartoznak, amelyek elengedhetetlenek a hosszútávú sikerhez, és korai megoldásukkal megelőzheti azt, hogy az első csoportba kerüljenek. Elvégzésüket belátható időn belül tervezze.
A harmadik csoportot azok a feladatok alkotják, amelyeket másokra is bízhat, hogy több ideje maradjon. Ide tartoznak a fontos, de nem sürgős feladatok, például az e-mailek, telefonhívások lebonyolítása, vagy az adminisztratív feladatok. Az utolsó csoportban a nem fontos feladatok vannak, amelyek elterelik a figyelmét a munkáról. Csak akkor foglalkozzon velük, ha minden más készen van, vagy egyszerűen törölje őket.
Nyomtassa ki a PDF-fájlt az Eisenhower-mátrix sablonjával, amelyben vezetheti és osztályozhatja az egyes feladatokat.
Plotbase ajánlás: Ne felejtse el rendszeresen ellenőrizni a leírt feladatokat. Azok, amelyek ma nem sürgősek, holnap krízist okozhatnak, ha nem tartja őket szemmel.
5. Pomodoro technika
A pomodoro technikát Francesco Cirillo találta ki diákkorában, amikor a koncentráció és a tanulás hatékonyságának növelésére keresett módszert. Az elnevezést a paradicsom alakú konyhai időzítő inspirálta, amelyet használt, és amelyik a módszer szimbólumává vált.
Hogyan működik? Egy bizonyos feladaton pontosan 25 percig dolgozzon (ami egy “pomodoro”), majd tartson egy rövid, ötperces szünetet. Négy “pomodoro”, azaz két óra munka után tartson egy hosszabb, 15-30 perces szünetet.
Ez egy rendkívül rugalmas módszer, amelyet használhat kreatív munka során (dizájnerek, fejlesztők), vagy adminisztratív, illetve menedzseri pozíciókban és tanulás közben is. A módszer lényege a zavartalan, fókuszált munkavégzés.
Töltse le a PDF-fájlt a táblázattal, amely a kezdetekben segítségére lesz.
6. Pareto-elv
A Pareto-elvet valószínűleg 80/20 szabályként ismeri. Azt jelenti, hogy eredményei 80%-a erőfeszítései 20%-ából ered. Hogyan alkalmazzuk ezt a produktivitás növelésére? Próbálja meg megtalálni feladatainak azt a 20%-át, amelyek a leginkább előre viszik.
Iktassa ki munkájának lényegtelen részeit, és koncentráljon azokra, amelyekből a legtöbb haszna van, és amelyek a legtöbb értéket teremtik. Derítse ki, hogy miben rejlik a hatékonysága, és bizonyos dolgok miért gyümölcsözőbbek, mint mások.
7. Kanban board
A kanban módszer Japánból származik, konkrétan Óno Taiicsi mérnök nevéhez fűződik. Színes, nyomtatott kártyákon alapul, amelyek további feladatokat hivatottak jelölni. Később fokozatosan egy jól kidolgozott feladatkezelő rendszerré vált, amelyet menedzserek használnak az egész világon.
A kanban board egy vizuális táblázat több oszlopra felosztva. Minden oszlop a munkafolyamat más fázisát jelöli a kezdetektől a befejezésig. A táblázatot kinyomtathatja egy nagy plakátra, a feladatokat jelölő színes papírokat pedig végigmozgathatja az oszlopokon, amíg meg nem oldódnak.
Ez a módszer elsősorban több hosszútávú projekt esetén hatásos, amelyek hónapokig is elhúzódhatnak. Az egész csapat számára motiváló lehet egy ilyen plakát, amely mindig szem előtt van, és mutatja a haladást és a projektek aktuális állapotát.
Töltse le az előkészített Kanban boardot, és nyomtassa ki a plakátot, amelyet folyamatosan frissíthet.
8. Ivy Lee-módszer
Az Ivy Lee-módszer nagyon egyszerű, mégis hatékony stratégia. Feltalálója a Bethlehem Steel Corporation elnökének, Charles Schwabnak a produktivitási tanácsadója volt, és a módszer segítségével a vállalkozás hatalmas sikereket ért el. Schwab a módszer kifejlesztését 25 000 dollárral hálálta meg (ma ez nagyjából egymillió dollár lenne). A következőképpen működik:
- Minden munkanap végén írja fel a következő nap 6 legfontosabb feladatát.
- Rendezze őket fontossági sorrendbe.
- Reggel kezdje a legnehezebb feladattal.
- Összpontosítson arra az egy feladatra, és ne csináljon mást, amíg be nem fejezi.
- Ezután térjen át egy másik feladatra.
- Az utolsó feladat befejezése után készítse el a következő napi 6 feladatot.
A feladatok kiválasztásánál vegye figyelembe az elvégzésükhöz szükséges időt is. Egy munkanapra (az ön munkaidejére) 6 feladat lenne az ideális. Ha nagyobb feladat vár Önre, ossza fel kisebb részekre, és haladjon a legfontosabbtól a kevésbé fontosabbig.
9. Mindfulness produktivitási technika
Számos világhírű szerző, például Chade-Meng Tan (a Google korábbi mérnöke) vagy Jon Kabat-Zinn (a Mindfulness-Based Stress Reduction program alapítója) hozzájárult a mindfulness produktivitási technika népszerűsítéséhez a munkahelyi környezetben.
A technika lényege, hogy egyszerre csak egy konkrét feladatra koncentrál. Minimalizálja a belső és külső zavaró tényezőket, és térjen vissza a feladathoz mindig, amikor azt veszi észre, hogy figyelme elkalandozott. Ez a módszer ideális mindazoknak, akik információs túlterheléssel, multitaskinggal, krónikus stresszel és figyelemelterelés érzésével harcolnak. Különösen alkalmas magas beosztású vezetőknek és menedzsereknek, kreatív dolgozóknak és digitális fáradtságban szenvedőknek.
10. OKR módszer
Az OKR módszert John Doerr vezette be a Google-nél, ahol neki köszönhetően rohamosan nőtt a népszerűsége. Ma már világszerte számos vállalat alkalmazza.
Elsődleges alkotóeleme egy eléggé ambiciózus cél, tehát az, amit el szeretne érni. Minden célhoz hozzárendelünk 2-5 legfontosabb eredményt, amelyek mérhetők, és megmutatják, hogy mennyire sikerült elérnünk a kitűzött célt. Általában egy negyedévre vagy évre tűzzük ki őket, és rendszeresen nyomon követjük a megvalósulásukat.
11. GTD módszer (Getting Things Done)
A GTD egy világszerte elismert személyes produktivitási módszer, amelyet David Allen mutatott be és népszerűsített a Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (magyarul Hatékonyságnövelés stresszmentesen: GTD Az időmenedzsment új módszertana) című könyvében.
Elménknek nem az a feladata, hogy emlékezzen a feladatokra és projektekre, hanem az, hogy alkosson és megoldja a problémákat. Öt részből áll:
- Rögzítés (lista létrehozása)
Az első lépés lényege, hogy minden gondolatát leírja egy papírra, legyenek azok feladatok, ötletek, projektek vagy találkozók. - Tisztázás (káoszból rendszer)
A tisztázás fázisában osztályoz és eldönti, hogy mihez kezd a feladattal. Mindegyikhez jegyezze fel pontosan, hogy mit kell elvégeznie. Például a “költségvetés” pont mellé pontosítsa, hogy “felhívni Józsefet az X projekt költségvetésének jóváhagyása miatt”. - Rendszerezés (mindent a megfelelő helyre)
Ha már tudja, mi lesz a következő lépés minden feladatnál, sorolja őket közös kategóriákba:- ha a feladatnak fix időpontja van, a naptárba kerül,
- ha csak egy információ vagy ötlet, archiválja, vagy jegyezze egy jövőbeli listára,
- ha egy telefonhívás, az erre kialakított csoportban a helye,
- ha egy e-mail megírása, szintén az adott csoportba sorolja,
- ha egy olyan feladat, amellyel nem tud haladni, mert még további információkra vár, kerüljön a “várakozó” csoportba,
- ha egy személyhez több feladat is kapcsolódik, sorolja őket egy csoportba, és szervezzen egy találkozót, amely során mindent meg tudnak beszélni.
- Reflektálás
Heti egyszer nézze át minden feljegyzett feladatát. Törölje a teljesítetteket, ellenőrizze a várakozókat és egészítse ki a listát az újakkal. - Cselekvés
A GTD módszer utolsó fázisa a munkához látás. A fix feladatok mellé (meetingek és találkozók) úgy válassza a többit, hogy beleférjenek az adott időkeretbe. Ha csak 30 perce maradt a találkozóig, ne kezdjen időigényes munkához. Olyat válasszon a listáról, amely fél óra alatt is elvégezhető.
12. Parkinson törvénye
Végezetül említsük meg az utolsó produktivitást segítő módszert, ami nem más, mint Parkinson törvénye. Nevét alkotója, Cyril Northcote Parkinson után kapta, aki az állami intézmények hosszadalmas, bürokratikus ügyintézését bírálta.
A törvény lényege, hogy a munka addig tart, amíg kitölti az időt, amit az elvégzésére szántunk. Ha rövidebb, viszont realisztikus határidőt adunk meg, nem ritka, hogy rájövünk, hogy a feladatot gyorsabban is meg tudjuk oldani, mint gondoltuk. Ezzel a gondolattal szigorúbb, de realisztikus határidőket szabhatunk ki.
Amint látjuk, számos módszer és eszköz létezik a munkatervezés tökéletesítésére és a produktivitás növelésére, és mindegyiknek megvannak a maga specifikumai és előnyei. Teljesen természetes, hogy a rengeteg információban eleinte elveszettnek érzi magát, és nem tudja, melyik módszer lenne a legjobb az Ön számára.
Kezdje eggyel vagy kettővel, amelyik a leginkább megszólította, és hagyjon magának egy kis időt, amíg megszokja az új rendszert. Próbálja ki azokat, amelyek a leginkább illenek a munka típusához és az Ön stílusához, és igazítsa őket saját igényeihez. A produktivitás nem azt jelenti, hogy több dolgot csinálunk egyszerre, hanem azt, hogy rendszert hozunk létre, és a megfelelő dolgokat megfelelőképpen végezzük el.
Ha ki szeretne nyomtatni bármilyen anyagot, lépjen velünk kapcsolatba. A Plotbase munkatársai szívesen segítenek önnek.